解决项目中问题的4个步骤

在许多不同的项目和组织中,我已经看到人们在如何解决问题而又不创建庞大的问题记录的情况下苦苦挣扎,这些问题记录使项目不堪重负,并且花费了过多的时间来进行管理,从而导致实际问题常常得不到关注他们应得的。
有很多敏捷的技术可以跟踪故事和工作,例如卡片墙,但是什么是面向敏捷的问题管理方法呢?
我看到以下四个步骤始终有效。

1.使问题可见

使问题对所有人可见,使人们能够看到问题,这可能会促使人们提供更多背景信息,问题示例或解决方案的建议。
对于位于同一地点的团队,请创建问题墙。在一张纸上,画一个大目标。有一些用于颜色问题的索引卡,其颜色只能用于颜色问题,例如粉红色或红色。

敏捷 Issue Management Target
敏捷 Issue Management Target

对项目产生更大影响的问题被置于目标的中心。那些影响较小的目标将置于目标的边缘。
对于分布式团队,请使用Trello板。
创建三列。做,进行中,完成。
出现问题时,在“待办事项”列中创建Trello卡。
敏捷 Issue Management in Trello
敏捷 Issue Management in Trello

对项目交付有较大影响的名片放在专栏的顶部,对影响较小的名片则放在专栏的底部。

2.对问题达成共识

处理问题或风险时,很多人都会有意见,这是很棒的,但是您如何在不陷入细节的情况下得到意见呢?
每周与团队中的关键人员进行两次或三次“问题或领导力”站立训练(无需每天进行一次)。理想情况下,最好从团队中的每个产品,技术和交付中获得代表,例如产品负责人,技术负责人和项目经理。根据需要扩展到其他人。
对于分散的团队,请通过电话会议或视频会议工具(例如Google Hangouts)来执行此操作。
站立15分钟。
在站立期间,简要讨论每张“进行中”或“新”的卡片。

3.给问题的所有者

每张卡必须有一个所有者。
所有者是负责报告独立会议期间解决问题进展情况的人。所有者可能正在解决问题,或者与正在解决问题的人员一起工作。最主要的是,卡的所有者是负责解决问题的人员。
最好只有一个拥有者,而不是一张拥有多个拥有者,这样一来,人们就知道应该与谁讨论该问题的状态。

4.快速关闭

每张卡必须有一个解决问题的日期。在卡上写上日期,或在Trello卡上添加日期。这使问题变得紧急。
站立的焦点应放在“关机”,“关闭”或“解决”卡片上。如果在每次会议前都不能在要求的日期之前解决问题,那么这是一个问题,这表明它需要更多关注或采用其他方法来解决问题。如果卡片自上次站起来以来就已经解决了,那么就有机会向每个人更新解决问题的方式以及解决方法。
对于位于同一地点的团队,您可以在卡片上画一条线,或在卡片上放一个绿色的粘点,以将其标记为完成。对于分布式团队,将Trello卡移至“完成”。

最后 …

这四个步骤的好处在于,重点放在轻量级的治理模型上,该模型可快速解决问题并达成共识,而不会陷入繁琐的流程并跟踪通常在问题管理中遇到的问题。
这些是我的经验,但是您看到了哪些对问题管理有效的方法?
 

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